ANEXO II: Estructura de las comunicaciones de información efectuadas por escrito a través del canal interno de información

Modelo de comunicación de información confidencial:

[Encabezado]

[Insertar fecha]

[Nombre y Apellidos del Informante]

[Departamento o Área/empresa proveedora/subcontratista, etc.]

[Número de teléfono y/o correo electrónico del Informante]

[Nombre de la compañía]

[Dirección de la compañía]

Asunto: Información sobre posible infracción

[Introducción]

Sr/Sra. Responsable del Sistema-Compliance Officer:

Por medio de la presente comunicación, deseo informar sobre una posible infracción en la compañía.

Me llamo [Nombre completo del Informante], con DNI núm [incluir número de DNI] y estoy actualmente [especificar relación con la compañía: empleado/a/proveedor/subcontratista/otro].

[En caso de ser proveedor o subcontratista, incluir los siguientes detalles: Nombre del contrato y/o número de identificación fiscal del proveedor/subcontratista].

[En caso de ser empleada/o, incluir los siguientes detalles: puesto de trabajo, departamento y fecha de ingreso].

[En caso de ser otro tipo de relación, incluir los detalles correspondientes].

[Detalles de la posible infracción]

He presenciado (o tengo conocimiento de) una situación que se produjo en [fecha, hora, lugar] y consistió en [descripción detallada de la infracción].

Las personas que están o pueden estar involucradas son [nombres y cargos de los involucrados]. Las razones son las siguientes: [detallar].

NOTA: En esta sección, el informante debe proporcionar detalles específicos de la posible infracción. Debe incluir cualquier información relevante de la que se disponga.

[Pruebas]

Adjunto pruebas que respaldan lo anterior, las cuales incluyen [lista de pruebas y su descripción].

NOTA: Si el informante tiene pruebas que respalden su afirmación, debe proporcionarlas en esta sección, con independencia de su formato. Las pruebas pueden incluir correos electrónicos, fotografías, grabaciones de audio o cualquier otra información que el informante considere relevante.

[Información de contacto]

Pueden ponerse en contacto conmigo a través de [medio preferido para recibir respuesta], utilizando los siguientes datos de contacto:

• Número de teléfono:
• Correo electrónico:

NOTA: El informante puede proporcionar su información de contacto, incluyendo su nombre completo, número de teléfono y dirección de correo electrónico, para que el destinatario pueda ponerse en contacto con él en caso de que se necesite más información. El informante puede optar por renunciar, en su caso, a recibir comunicaciones posteriores.

Atentamente,

[Firma]

[Nombre completo del informante]

Modelo de comunicación de información anónima:

[Encabezado]

[Insertar fecha]

Asunto: Información sobre posible infracción

[Introducción]

Estimado Responsable del Sistema-Compliance Officer:

Por medio de la presente comunicación, deseo informar sobre una posible infracción en la compañía.

Si bien prefiero mantener mi identidad en anonimato, quiero indicar que mi relación con la compañía es [especificar si es empleado/a/proveedor/subcontratista/otro].

[Detalles de la posible infracción]

Quiero señalar que he presenciado (o tengo conocimiento de) una situación que se produjo en [fecha, hora, lugar] y consistió en [descripción detallada de la infracción].

Las personas involucradas fueron [nombres y cargos de los involucrados]. Las razones son las siguientes: [En esta sección, el informante debe proporcionar detalles específicos de la posible infracción. Debe incluir cualquier información relevante de la que se disponga].

[Pruebas]

Adjunto pruebas que respaldan lo anterior, las cuales incluyen [lista de pruebas y su descripción].

 
[Información de contacto]

Pueden ponerse en contacto conmigo a través de [medio preferido para recibir respuesta], utilizando los siguientes datos de contacto:

• Número de teléfono:
• Correo electrónico:

NOTA: en algunos casos el informante puede desear mantener una vía de comunicación abierta con el destinatario de la comunicación, a pesar de ser anónima. El informante puede optar por renunciar, en su caso, a recibir comunicaciones posteriores.

Atentamente,